Hoewel de term onboarding steeds bekender wordt, blijft preboarding nog een beetje achter. Terwijl het misschien wel net zo belangrijk is! Wat is preboarding? Waarom helpt preboarding jullie organisatie om nieuwe medewerkers te betrekken? En hoe gebruik je het? Wij vertellen je er graag alles over in onze blog!
Wat is preboarding?
Eenvoudig gezegd: preboarding is het proces om je nieuwe medewerkers al te betrekken voor hun eerste werkdag. Waar onboarding start vanaf de eerste werkdag, hebben we het bij preboarding over alles hiervoor.
Volgens een onderzoek van Rolf Half (2019) heeft 28% van de werknemers wel eens een baan geaccepteerd, waarbij ze zich voor de startdatum hebben teruggetrokken. Dat is dus 1 op de 4 nieuwe medewerkers. Hoe ga je er als organisatie voor zorgen dat dit bij jullie niet gebeurt? Dat is waar preboarding om de hoek komt kijken.
Met preboarding ga je dus nieuwe medewerkers al betrekken voordat hun eerste werkdag start. Denk hierbij aan het weghalen van zenuwen, het delen van (online) hulpmiddelen of het alvast voorstellen van de nieuwe werknemer aan het team. Je kan zelfs een stapje verder gaan door een welkomstpakket te sturen, waaruit je laat merken blij te zijn met ze als nieuwe aanwinst.
Preboarding versus onboarding: wat is het verschil?
Preboarding is alles wat voor de eerste werkdag wordt ondernomen om de nieuwe werknemer bij de organisatie te betrekken, terwijl onboarding vanaf de eerste werkdag start. Maar dat is niet het enige verschil tussen de twee begrippen.
Daarnaast is het doel van preboarding anders dan het doel van onboarding. Bij preboarding ligt de focus op het voorbereiden van de nieuwe werknemer en het enthousiasmeren voor zijn nieuwe rol. Terwijl bij onboarding de focus ligt op het helpen vestigen van de nieuwe werknemer binnen de organisatie door hem vertrouwd te maken met de werkcultuur. Hierdoor zijn de bijhorende activiteiten ook verschillend. Bij preboarding ga je medewerkers al betrekken door ze bijvoorbeeld opnieuw uit te nodigen en alvast te introduceren of door ze alvast voorbereidende documenten te sturen. Bij onboarding wijs je een buddy toe en ga je bezig met het inwerken voor de functie.
Waarom investeren in preboarding?
Vaak komt een sollicitant niet alleen bij uw bedrijf, maar leert hij meerdere bedrijven kennen. Wanneer een sollicitant de baan accepteert, is de kans nog steeds groot dat hij openstaat voor andere aanbiedingen en deze gaat vergelijken met de jouwe. Daarnaast kan er altijd twijfel in het spel komen na het accepteren van een baan. Vragen zoals ‘Is dit de juiste beslissing?’, ‘Zie ik mezelf hier de komende jaren werken?’ en ‘Moet ik wel echt stoppen bij mijn huidige baan?’ zijn hierin normaal.
Als werkgever kun je deze twijfels wegnemen met diverse activiteiten voor de eerste werkdag. Je wil immers dat de nieuwe medewerker zich betrokken voelt bij jullie organisatie en enthousiast is over zijn nieuwe rol. Door te laten merken dat jullie er als organisatie ook enthousiast over zijn, neem je al een deel van de twijfels weg. Dit doe je door bijvoorbeeld een bloemetje te sturen waarin je ze welkom heet bij het team. Door de nieuwe medewerker actief te betrekken en al enigszins te binden, zullen andere aanbiedingen ook minder relevant zijn.
Voordelen van preboarding
Preboarding brengt veel voordelen met zich mee voor zowel de nieuwe werknemer als voor de organisatie:
- Het prikkelt de opwinding van de nieuwe werknemer;
- De nieuwe werknemer is beter voorbereidt;
- Het helpt om de onzekerheid over een nieuwe baan bij de nieuwe werknemer af te laten nemen;
- Het is mogelijk om papierwerk op de eerste werkdag te verminderen door deze stappen gedurende de preboarding fase al te doen;
- De nieuwe werknemer zal sneller positief doorverwijzen naar jullie organisatie;
- Het verhoogt de betrokkenheid;
- De nieuwe werknemer kan sneller aan de slag gaan.
Aan de slag met preboarding
Preboarding kan voor veel nieuwe werknemers hetzelfde zijn. Je gaat je focussen op algemene thema’s, zoals: jullie bedrijf (zoals de organisatiestructuur), jullie merk (zoals de kernwaarden en merkbelofte) en de rol van de nieuwe collega (kennismaking met andere collega’s en HR-zaken). Wanneer je dus één keer een sterke preboarding ontwikkelt, kun je deze voor diverse nieuwe werknemers blijven inzetten.
Bij Human Talent Group vinden we preboarding even belangrijk als onboarding, daarom nemen we het ook graag mee wanneer we met organisaties meedenken over een ‘inwerktraject’. Door samen voor een leuk en boeiend proces te zorgen voor de nieuwe werknemer, gaan we hem/haar echt betrekken bij de organisatie.
Samen nadenken over preboarding (+ onboarding) in jullie organisatie? Neem vooral eens contact met ons op!
